TETRISK
     

 

 

 

Jutalék kezelése
 
 

Jutalék beolvasás
 

Előfordulhat, hogy a kötvényeid után járó jutalékokat nem mindig kapod meg, akár a biztosító, akár esetleges alkusz céged tévedése, pontatlan elszámolása miatt. Elképzelhető, hogy ez a tévedés ki sem derül, mert nagy az általad kezelt ügyfél állomány, ezért rendkívül nagy munka lenne az összes jutalék elszámolást minden alkalommal, akár visszamenőleg is átnézned vagy akár amiatt sem derül ki a hiba, mert eltérő hosszúságú időszakokra érkeznek az elszámolások, így azok visszakövetése és ellenőrzése nehézkes vagy aránytalanul sok munkát jelentene.

Ennek az automatizálására készítettük ezt a funkciót a programba, ami automatikusan ellenőrzi a jutalékok érkezésének folytonosságát, visszaírásokra figyelmeztet, illetve azt is jelzi, ha egy kötvényre már több mint 13 hónapja nem érkezett jutalék elszámolás. Azért 13 hónap, mert általában 1 hónapos csúszások vannak a jutalékok kifizetésében és ha egy szerződés éves díjfizetésű, akkor arra 13 hónap után kell figyelnünk.

 

Az automata jutalék ellenőrzés használatának feltétele, hogy a jutalék elszámolások Excel fájlban rendelkezésére álljanak. Mivel minden alkuszcég és biztosító társaság másképp számolja el a jutalékokat, így ezt a formátumot találtuk általánosan használhatónak, már csak abból az okból is, mivel több alkusz cég is Excel fájlban juttatja el a jutalék elszámolást az üzletkötőihez. Ha te eddig papíron, kinyomtatott formában kaptad meg a jutalék elszámolásod vagy egyéb formában, kérdezz rá biztosítódnál vagy alkusz cégednél, hátha lehetőség van rá, hogy a jövőben Excel fájlban is megkaphasd azt.

A jutalék elszámolás ellenőrzésének alapja, hogy az XLS, XLSX (Excel) vagy CSV "táblázat" minden egyes sora egy kötvényre vonatkozóan tartalmazza a biztosítási kötvény azonosítóját, az elszámolt időszakot és a jutalék összegét. Fontos, hogy minden egyes jutalékot hozzá tudj kötni a rendszerbe berögzített kötvények egyikéhez. Ezt az összerendelést a kötvény azonosítója alapján végzi el a program. A kötvény azonosítója lehet maga a kötvényszám - ez a legkézenfekvőbb -, de az is elképzelhető, hogy a céged nem ez alapján azonosítja a biztosítási kötvényeket, hanem alkalmaz egy belső használatú egyedi azonosítót, és ezt tartalmazza a jutalék elszámolásod is. A rendszert felkészítettük az ilyen típusú azonosításra is. Ezt a belső használatú kötvény azonosító számot a programban "Egyedi azonosító"-nak nevezzük. Fontos, hogy ha céged ezt az azonosítást alkalmazza, akkor a kötvényeid rögzítésekor ezt is töltsd ki.

 

Ha meghívod ezt a menüpontot, akkor egy képernyőablak jelenik meg, melyben kattints a "jutalék fájl kiválasztása" ikonra.

 

Először is válaszd ki az ellenőrizendő elszámolást tartalmazó fájlt (*.xls, *.xlsx, *.csv).

 

A program egy lépésben csak egy jutalék fájlt kezel, mivel általában havi elszámolások vannak, így egyben érkezik az adott hónap elszámolása. Természetesen ettől függetlenül te több jutalék fájlt is feldolgozhatsz egymás után, ha több részletben, vagy több helyről kaptad meg jutalékaid vagy ha egyszerre több, eddig még fel nem dolgozott hónapot kívánsz ellenőrizni.

 

A jutalékfájl kiválasztása után meg kell adnod, hogy a kapott fájl mely oszlopa tartalmazza az ellenőrzéshez szükséges adatokat

 

Ezeket a beállításokat egyszer kell elvégezned, a legközelebbi ellenőrzéskor az utoljára beállított összerendelést fogja a program felkínálni.

 

Csak a zöld színű mezőkben levő adatok összerendelése kötelező, azaz az időszak, a jutalék összege és a kötvényszám vagy egyedi azonosító amennyiben bejelölted. Mivel a későbbi ellenőrzésed, illetve reklamációd megkönnyítheti ha bővebb adataid vannak a jutalékaidról, így a jutalék típusa, fajtája, illetve a jutalék százalékban kifejezett kulcsa is megadható itt, amennyiben az elszámolást tartalmazó jutalékfájl tartalmazza ezeket az oszlopokat.

 

Ha céged nem a kötvényszám, hanem egyéb egyedi azonosító alapján adja ki a jutalék elszámolást, akkor pipáld be a "kötvényszám helyett egyedi azonosító használata az azonosításhoz" jelölőnégyzetet, majd add meg, hogy ez az egyedi azonosító melyik oszlopa a jutaléktáblázatodnak.

Letölthetővé tettünk egy minta elszámolást tartalmazó Excel fájlt: ezen a linken


Ha kiválasztottad a jutalékfájlt
, akkor a "Jutalékok beolvasása" gombra kattintva a rendszer először leellenőrzi, hogy a megadott jutalékfájl tartalmilag rendben van-e, illetve hogy minden tétele összerendelhető-e az adatbázisban található kötvényeiddel. Az ellenőrzés eredményéről lista készül.
 

 

Beolvasás esetében az alábbi, Jutalékbeolvasási hibák, teendők, lehetőségek adódnak:

 

 

Amennyiben a rendszert pendrive-on használod, a pendrive hozzáférési sebességétől függ a jutalékbeolvasás gyorsasága. Ez azt jelenti, hogy egy olyan adatbázis, ami áll kb. 5000 db szerződésből, havi jutaléklistája pedig olyan 500 db-ból, akkor az átlagos pendrive-on mért sebesség 3-5 perc is lehet. Mivel a jutalékbeolvasás elindítás után nem szakítható meg, kérjük légy türelemmel a folyamat befejeztéig.

 


Ha a jutalék fájl ellenőrzése hibát talál, az kétféle lehet:


1. Súlyos hiba
Ebben az esetben nem tudod beolvastatni a fájlban levő jutalék elszámolásokat mindaddig, amíg ki nem javítod a hibákat. Súlyos hiba lehet például amikor a jutalékfájl tartalmaz egy jutalékot, de azt nem lehet beazonosítani, mert esetleg nincs felrögzítve a hozzá tartozó szerződés vagy nem jó az egyedi azonosító, esetleg nem létezik olyan kötvényszám, mint ami az adott oszlopban található, mert mondjuk az elszámolásban a biztosító a kötvényszámot felvezető nullákkal kezdi, míg az adatbázisba anélkül lettek berögzítve.

 

2. Kisebb hiba
Ha valamelyik nem kötelező adat, például a jutalék típusa hiányzik egy vagy több jutalék tételsorban. Ez a hiba nem befolyásolja a jutalék ellenőrzést, így ha nem zavar, hogy ez az adat nem fog bekerülni az adatbázisba, akkor ettől függetlenül el tudod az ellenőrzést végeztetni ha ezt a rendszer felajánlja.

 

A jutalék feldolgozásáról is készít a program egy listát, ami alapján a következő információkkal találkozhatsz.

 

I. Jutalék státusz változás

Ha egy kötvénynek a jutalék elszámolás feldolgozása során megváltozik a státusza, azt kijelzi a program. Egy kötvénynek az elszámolt jutalékai alapján 4 féle státusza lehet:


Üres: még semmilyen jutalék elszámolás nem történt rá;
Rendben: érkezett rá egy vagy több jutalék és azok rendben is vannak;
Hiányos: érkezett rá több jutalék, de valószínűleg egy vagy több időszakra nem, ezért hiányos;
Reklamált: a program által hiányosnak jelzett jutalék elszámolást Te megreklamáltad. Ezt a státuszt csak Te tudod kézzel beállítani a kötvényen, a program automatikusan nem.

I/a) ÜRES státusz
Ha a jutalék feldolgozás során egy adott szerződéshez nem érkezett még egyáltalán elszámolás, akkor a szerződés listában a 'jutalék' oszlop üresen marad.

 

Ha kettőt kattintasz a szerződésre és a kötvény fülről átmész a jutalékok fülre, akkor ezt látni fogod ezeknél a szerződéseknél, nem lesz ott semmi.

 

Azaz nem került még beolvasásra vagy párosításra jutalék az adott szerződéshez.

 

I/b) HIÁNYOS státusz
Ha az ellenőrzés olyan szerződést talál aminél a jutaléktételek elszámolási időszakai között lyuk van, azaz az egyik jutalék tétel időszakának vége és a másik jutalék tétel időszakának kezdete között kimaradt több nap, vagy akár hónap is, akkor a szerződés listában a 'jutalék' oszlopban a 'hiányos' szó jelenik meg.

 

Ha kettőt kattintasz a szerződésre és a kötvény fülről átmész a jutalékok fülre, akkor ezt látni is fogod:

 

A program kékkel megjelöli azt a tételt ami felett a hibát észlelte.

Előfordulhat, hogy a program azért jelez hibát, mert a biztosító nem megfelelően közli az időszakot a jutalék elszámolásban. Például gyakori hiba, hogy az időszak a következő módon szerepel az elszámolásban:

2020.01.01. - 2020.01.02., miközben a helyes időszak a következő lenne:
2020.01.01. - 2020.04.01.

Tehát, ha tudod, hogy negyedéves elszámolásban van, akkor ilyen esetben kézzel kell átjavítanod a beolvasott jutalék tételben az időszakot az érintett kötvényen. Sajnos ez biztosítói hiba, ilyen hiba lehet az Aegon, K&H, Wáberer esetében például.
 

I/c) RENDBEN státusz
Ha volt jutalék elszámolás egy szerződésre és az nem volt hiányos, akkor jutalék státusza 'rendben' lesz.

 

Ha először érkezik jutalék egy szerződésre, akkor annak a státusza mindig RENDBEN lesz, hiszen egy tétel esetén matematikailag nem lehet hiány az elszámolásban. Azonban ekkor is előfordulhat az az eset, amit a hiányos státusznál leírtunk, azaz, hogy hibás időszak megjelöléssel szerepel a jutalék tétel az elszámolásodban. Ez az ellenőrzés révén csak akkor fog kiderülni, ha legközelebb ismét érkezik egy elszámolás ugyanerre a kötvényre és a program észleli, hogy nem folytonos a két jutalék elszámolási időszaka.

 

Ezt akár meg is előzheted, ha az ellenőrzés előtt bepipálod a "a RENDBEN-re változott jutalékokat is listázza" jelölőnégyzetet.

 

Így ha az ellenőrző lista alapján átnézed azokat a kötvényeket, ahol ÜRES-ről RENDBEN-re változott a kötvény jutalék státusza, akkor már előre ki tudod javítani a hibás időszakot tartalmazó jutalék tételt a kötvény adatlapjának Jutalékok fülén.

 

Amennyiben nem kívánod ezeket a tételeket előre ellenőrizni, nem szükséges bepipálni a jelölőnégyzetet, mert a következő ellenőrzéskor úgy is ki fog derülni, ha hibás.

 

II. Hiányos jutalék

Azt jelenti, hogy a szerződés jutalékegyenlege vagy negatív vagy az időszakokban hiány keletkezett.


III. 13 hónapon túl nem érkezett jutalék

Ha egy szerződésre a mai napot megelőző 1 év + 1 hónap idő telt el az utolsó kapott jutalékidőszak vége dátumától.

 

Ha folyamatosan használod a programot és jön új jutalék fájl, akkor azt be kell olvastatni hasonlóképpen mint ahogy az előző példában elmondtuk. A rendszer figyeli, hogy milyen listákat olvastál már be és ha ugyan azt a listát szeretnéd még egyszer beolvastatni, akkor jelzi ezt (a fájl nevét figyeli).
 
A jutalékokat fel tudod vinni egyenként is saját belátásod szerint. Ezt a jutalék fülön a 'felvisz' gombbal teheted meg, és az alábbi adatokat kell megadnod:

 

A jutalék típusa 5 féle lehet:

1. kötési alap
2. fenntartási alap
3. kötési bonusz
4. fenntartási bonusz
5. egyéb jutalék

A jutalék fajtája 2 féle lehet:

1. jóváírás
2. visszaírás

A kezdete és vége a jutalékidőszak kezdetét és végét jelzi! Fontos tudni, hogy nem minden biztosító küldi úgy a jutaléktételeit, hogy annál az időszak rendesen meg van adva. Ilyenkor ha azt szeretnéd, hogy átlátható legyen a jutalék-nyilvántartásod akkor ezeket át kell majd írnod.

 

Ha kétszer kattintasz a jutaléktételre, akkor átírhatod azt manuálisan.

Azért, hogy egyszerűbb legyen a szerződés vizsgálata, jelezzük feléd, hogy az adott jutalék olyan amit Te vittél fel, olyan amit beolvastál listából vagy esetleg olyan amit módosítottál.

A jutalékok fülön lévő oszlopok az alábbiak:

 

1. oszlop:
E = eredeti (azaz listából lett beolvasva)
M = módosított, azaz már meglévő beolvasott vagy felvitt sort módosítottál
F = felvitt, azaz te rögzítetted be manuálisan

2. oszlop: kötési vagy fenntartási jutalék, azon belül is alap vagy bonusz.
3. oszlop: jóváírás vagy visszaírás
4. oszlop: időszak kezdete
5. oszlop: időszak vége

6. oszlop: jutalék összege
7. oszlop: jutalék kulcs (akár 2 tizedes jegy pontossággal, pl: 68,26%)
8. oszlop: melyik jutaléklistádból került oda beolvasásra (fájl neve és elérési útja).
9. oszlop: mikor történt a beolvasás, módosítás, felvitel.

Ahol azt látod, hogy hiányos a jutalék, ott három dolog történhetett. Az egyik, hogy az alkuszcég/biztosító nem fizette ki neked, a másik, hogy a biztosító nem fizette ki az alkusz cégnek, a harmadik, hogy olyan biztosítóról van szó amelyik nem küldi rendesen a jutalékhoz az időszakot.

 

Lehetőséged van manuálisan átállítani a jutalékstátusz mezőt, hogy a későbbiekben egyértelmű legyen a számodra, mit is kell tenned.

 

Átállíthatod például "reklamált" státuszra. Ezt akkor célszerű alkalmazni ha például egy jutaléktételnél hibát észlelsz, valós a hiba és ezt jelezted a jutalékcsoport felé, hogy nézzék meg ők is.

 

A jutalékok státusza minden beolvasásnál változhat.

1. Üres-ből lehet Rendben státuszú
2. Üres-ből lehet Hiányos státuszú
3. Üres-ből lehet Reklamált státuszú (amennyiben manuálisan átállítod)
4. Rendben-ből lehet Hiányos státuszú
5. Rendben-ből lehet Reklamált státuszú (amennyiben manuálisan átállítod)
6. Reklamált-ból lehet Rendben státuszú (amennyiben manuálisan átállítod)
7. Reklamált-ból lehet Hiányos státuszú (amennyiben manuálisan átállítod)
8. Bármely státuszból lehet Üres státusz (nyomj egy DEL gombot a mezőn)
 

A fenti példából látszik, hogy amennyiben beolvasol egy jutalékfájlt és az hiányt jelez, beolvasod a másik jutalékfájlt és esetleg abban benne volt a hiányos tétel, akkor automatikusan rendben státuszra áll.

 

Amikor manuálisan átállítod a státuszt Reklamált-ra, akkor az nem áll helyre automatikusan ha az időszak be is érkezik. Ez azért van így programozva, hogy a reklamált státuszú szerződéseknél egyenként figyelhesd, hogy az megoldódott-e és valóban úgy oldódott meg ahogy az szeretted volna.


Azért jó ez, mert a folyamatos használat esetén lesznek olyan szerződések, melynél manuálisan át fogod állítani a jutalék státusz-t és ott ezt nem fogja felülírni egy újabb beolvasás.
 

Például: van egy szerződésed, melyre soha nem jön jutalék, mert jutalékmentesen kötötted. Ekkor a rendszer mivel nem rendelt hozzá jutaléktételt, üresen fogja hagyni a 'jutalék' oszlopban ezt a sort. Manuálisan át kell állítanod 'rendben' státuszra, mert tudod, hogy ez nem hiba, hanem így van rendben. Ha új listát olvasol be, akkor ez marad 'rendben' státuszon (persze nem érkezik rá jutaléktétel), mert ezt már nem fogja ellenőrizni a program.
 
Ahhoz, hogy a jutalékreklamációt sokkal hatékonyabban végezhesd, kiírtuk az EREDETI, MÓDOSÍTOTT és FELVITT és ÖSSZESEN jutalékok összegét, hogy ne kelljen egy adott szerződénél ezeket összeadnod.

 

A folyamatos jutalékellenőrzés és időszakok átírása miatt segítségképpen a jutalékok fülön is láthatóvá tettük a kötvény fizetési ütemét és évfordulóját. Így ha jutaléktétel átírására kerülne sor, nem kell átlépned a kötvény fülre az adatokért, hanem ez a kér fontos adat itt is megjelenik.

 


Utolsó jutalék oszlop

 

 

Ezt az oszlopot azért hoztuk létre (és célszerűnek tartjuk ha ez az oszlop közvetlenül a jutalék oszlop mögött helyezkedik el), hogy a jutalékellenőrzést nagyban megkönnyítsük akkor is ha a jutalékod időszaka rendben van.

 

Merthogy nem biztos, hogy egy rendben státusz valóban rendben lévő jutalékot eredményezhet.

 

Feltétel:
-azoknál a szerződéseknél működik csak aminek a jutalékstátusza RENDBEN (hiányos, üres, reklamált-nál nem) ÉS vagy ÉLŐ vagy TÖRÖLT státuszú (határozott nem)

Megjelenés:
-megjeleníti ezeknél a szerződéseknél a jutalékadatokból az UTOLSÓ időszak UTOLSÓ dátumát (azaz a vége dátumot az utolsó kapott jutaléknál)

Képlet:
-ha ehhez a dátumhoz tartozó jutaléktétel POZITÍV, akkor sima feketével írja ki ezt a dátumot
-ha ehhez a dátumhoz tartozó jutaléktétel NEGATÍV, akkor megvastagított feketével írja ki ezt a dátumot
-ha az utolsó dátum annyi nappal kisebb mint a beállítási panel lévő számmal megadott érték, akkor KÉK-kel írja ki a dátumot.

Erre azért volt szükség, mert így 13 hónapon belüli de mondjuk 3 hónapja nem kapott jutalékokat is láthatsz anélkül, hogy bele kellene menni minden szerződésedbe.

 

 

Korábban beolvasott jutalékok hibalistáinak ellenőrzése

 

 

Ha jutalékot olvastatsz be a Tetrisk-el, akkor a beolvasást követően, hogy könnyebb legyen a szerződések ellenőrzése egy hibalista ablakot jelenítünk meg.

 

Ha bármelyik tételre duplán kattintasz, akkor megnézheted, hogy pontosan mi a hiba a beolvasott jutalék esetében és javítani tudod. Azokat a sorokat amiket már megnéztél (teljesen függetlenül attól, hogy javítottad-e vagy sem) a rendszer sárga színről fehér színre változtatja. Így tudod, hogy abban a szerződésben már járát korábban.

 

Amennyiben a jutalékbeolvasás ellenőrzésére nincs időd a beolvasás után, de később szeretnéd megnézni és korrigálni az adatokat, úgy ezt a menüpontot meghívva (korábban beolvasott jutalékok hibalistáinak ellenőrzése menüpont) kiválaszthatod, hogy melyik jutaléklista állapotváltozásait szeretnéd megtekinteni.

 


 

 


KÖSZÖNJÜK, HOGY ÉRDEKEL
 


Minden jog fenntartva - email: info@tetrisk.hu