TETRISK
     

 

 

 

Levelezés
 
 

Sablonlevelek készítése, küldése
 

Amint rákattintasz a 'levelezés' menüpontra, feljön egy ablak.

 

A szűrés menüpontban leválogathatod, hogy mely ügyfeleidnek szeretnél levelet vagy e-mail-t küldeni.

 

Amennyiben az évfordulóhoz 0 napon belül-t írsz vagy kattintasz a "mind" gombra, úgy az összes szerződést leszűrheted, olyan mintha 365-öt írnál, amit persze nem lehet.
 

Ha bejelölöd a 'nincs e-mail címe' check-box-ot, akkor leszűrheted azokat a szerződéseket, melyhez nincs megadva mail cím, így aztán csak sima levelet küldhetsz nekik.
 
Az 'utolsó levél' oszlopban jelzi a program, hogy mikor küldtél arra a szerződésre levelet. Azt, hogy mit küldtél pontosan a jobb egérgomb, 'kötvény módosítása' és onnan a 'levelek' fülön tudod ellenőrizni ha szeretnéd.

 

Dupla-kattintással kijelölheted azokat a tételeket, melyekre levelet/mail-t szeretnél küldeni. Amint ezt megtetted, a 'Levél írása' gombra feljön egy másik ablak.

 

Megírhatsz egy saját levelet vagy választhatsz az előre megírt vagy általunk korábban elmentett sablonjaid közül. A jobb egérgomb megnyomására feljövő menüben vagy a Shift-Insert kombinációra bemásolhatsz máshol megírt és vágólapra tett szövegezést is.

 

Felhívjuk a figyelmed, hogy a megírt levelek esetében másképpen működik az A4-esre történő nyomtatás és az e-mail-ben történő levélküldés esetében a tördelés. Ez azt jelenti, hogy amennyiben E-MAIL-ben szeretnél levelet küldeni, akkor a rendszer nem veszi figyelembe a többször egymás mellé leütött szóközöket, azokat csak 1db szóköznek veszi.

Mivel általában nem írunk olyan levelet, melyben a szavakat több szóközzel választjuk el egymástól, így ez a megkötés nem lesz lényeges a számodra, csak szeretnénk jelezni, hogy a két levél között esetlegesen ilyen különbségből adódhat az eltérés a tördelésben.

 

Kiválaszthatod, hogy az adott levélre pontosan milyen adatok is kerüljenek fel az ügyfélnyilvántartásodból. Ha nem szeretnéd, hogy például a lakásbiztosításokra kiküldött leveleken szerepeljen a rendszám, akkor a rendszám előtt lévő jelölő-négyzetből ki kell venned a pipát. A leveleket csak egyszerű szövegként lehet elküldeni, nem tudod formázni, kiemelni. Miután elmentettél egy sablon levelet, az összes általad beállított levélre kerülő adat is elmentésre kerül, így ha máskor ezt a sablont szeretnéd használni, nem kell újra bejelölnöd mi kerüljön a levélre.

 

A kiküldendő levelekhez csatolmányokat is társíthatsz. Ehhez a csatolt fájl lehetőségnél ki kell tallóznod a kívánt csatolmányt. Javasoljuk, hogy csoportos levél küldés esetében ne csatolj 500 kbytes-nál nagyobb méretben, mert rettenetesen lelassítja a levelek elküldését.

 

Felhívjuk a figyelmed, hogy a csatolt fájl küldésekor a Tetrisk a levél szövegét elmenti és azt vissza tudod keresni a szerződésben a levelezés fülön, de a csatolt fájl nem kerül elmentésre. A csatolmányt a saját levelezésedben az elküldött levelekben tudod csak megtekinteni majd, ha a szolgáltatónál be van ez állítva. Fontos felhívni a figyelmed arra is, hogy a csatolt fájlok ne legyenek nagy méretűek (javasolt 500 kbytes-nál nem nagyobb) mivel a Tetrisk minden egyes levelet egyenként küld el, így ha nagy a fájlok összmérete és több embernek küldesz levelet, akkor nagyon sok időt fog igénybe venni ennek elküldése.

 

Ha megírtad a levelet vagy kiválasztottad, akkor 2 lehetőséged van:
 
1. küldés e-mail-ben: elküldeni a levelet csak akkor engedélyezi a rendszer ha az olyan sablonként van megírva ami a Tetrisk számára értelmezhető levélként. Éppen ezért az előre beégetett megbízási szerződést vagy felmondót nem fogod tudni elküldeni, ezért nem lesz aktív a küldés gomb.


2. nyomtatás A4-re (megjelennek a levelek, ha több volt kijelölve, akkor mindegyik oldalt külön-külön A4-re, de egyszerre nyomtatja). A nyomtatás nem tartalmaz csatolt dokumentumot.
 
Az előnézet fülön megtekintheted, hogyan fog kinézni a levél amit el szeretnél küldeni.

 

A programmal akár több oldalas leveleket is nyomtathatsz, bár ilyenkor javasoljuk, hogy NE használd az üzletkötő adatai kiírását mint lehetőség, mert ez minden esetben a levél alján jelenik meg és több oldalas levelek esetében minden oldal alja így üresen marad.

 

Található a "Levél írás" fülön 2 bejelölhető check-box.

 

1. Olvasási visszaigazolás kérése

Azt jelenti, hogy ha megkapja az ügyfeled az e-mail-t, akkor visszajelez a rendszer nekünk, hogy elolvasásra került amikor az ügyfél erre rákattint.

 

2. Azonos e-mail címek kiszűrése

Azt jelenti, hogy ha több olyan e-mail cím is van a rendszerben ami egyforma, akkor csak az első e-mail címre fogja elküldeni a levelet. Ezt akkor érdemes használnod, ha olyan ügyfélszintű levelezést folytatsz, ahol nem jelenítesz meg szerződéssel kapcsolatos adatokat. Amennyiben olyan ügyfél van a nyilvántartásodban ahol például egy férj és egy feleség esetén ugyan az az e-mail cím, akkor ebben az esetben mind a két félnek el fog menni az e-mail. Tehát az azonos e-mail címeket és születési dátumokat szűrjük csak ki.

 

Amikor a levelet el szeretnéd küldeni, akkor megjelenik egy panel, melyben a program az összes kijelölt elem számát kiírja, hogy ezeknek a címzetteknek valóban el szeretnéd-e küldeni a levelet. Ha van benne azonos e-mail és születési dátummal ügyfél, akkor ezeket a plusz tételeket nem fogja kivonni a közölt számból. Például, ha 10 ügyfélnek szeretnéd elküldeni a levelet és abból négynek azonos az e-mail és születési dátuma, és ki is vannak jelölve, akkor a program a levél elküldésénél kiírja, hogy valóban el szeretnéd-e küldeni a kijelölt 10 személynek a levelet. Viszont az elküldést csak 7 személynek fogja megtenni.


Saját vagy céges logó használata fejlécnek

 


A 'Levél fejléc logó' menüpontban megadhatod, hogy ami levelet elküldesz az ügyfélnek, esetleg kinyomtatod A4-esre, milyen logó-val lásd el. Ez azért fontos, mert sokkal hitelesebb ha a céges logód is rajta van az általad kiküldött leveleken. Ha céget váltasz, akkor természetesen ezt 1 klikkel lecserélheted, így programod tovább használhatod akár biztosítóból mész alkusz céghez, akár alkusz cégtől alkusz céghez.

 

Ha a logó-t feltöltötted akkor annak a nagysága (függőleges) határozza meg, hogy egy A4-es levélre mekkora szöveget tudsz beilleszteni. Minél nagyobb a logó annál kevesebb szöveg fér a lapra. Ez csak a nyomtatásnál igaz, az e-mail-nél természetesen semmi következménye nincs. Mi ettől függetlenül azt javasoljuk, hogy a logó nagysága amennyiben lehetséges, alkalmazkodjon egy 680x100 pixel vagy 680x110-es pixel (képpont) mérethez, mert ez a legelfogadottabb és az adatlap nyomtatás is csak egy maximum ilyen logó esetén hibamentes! Amennyiben nagyobb logót helyezel el, úgy az adatlap nyomtatásánál problémák lehetnek (nem fér ki minden egy oldalra).

Amint a levelek elküldésre kerültek, a kötvény adatai lapon (lásd feljebb a rögzítés menüpontnál) a levelek fülön megjelenik, hogy mikor és pontosan mit küldtél az ügyfélnek, így ellenőrizni tudod ha esetleg megkérdezik.
 
A levelet minden esetben a Tetrisk ügyfél adatlapon nyilvántartott adatokból és a beállítás menüben tárolt üzletkötői adatokból vesszük és töltjük ki. Amikor a levelet elküldöd, akkor az ügyfél levelezőprogramjában feladóként az a név jelenik majd meg amit a Beállítások menüben az Üzletkötő nevéhez írsz.

 

Szolgáltató függő, hogy mennyi levelet enged elküldeni egyszerre. A Gmail például nem enged 100 levélnél többet egyszerre és naponta is maximum 500 levelet küldhetsz vele, eléggé lassan küldi a leveleket, mert folyamatosan ellenőrzést végez a Gmail szervere. Ha több levelet küldesz mint amit a szolgáltató engedélyez, akkor egy "Connection Timeout Carefully" üzenet jelenik meg, de az addig elküldött levelekkel nincs gond, azok elmennek normálisan, látni is fogod az utolsó levél oszlopban. Erre figyelj! A Gmail az első próbálkozásra azt hiheti, hogy spam küldésére használod a fiókját. Ezért előfordulhat, hogy letiltja a fiók használatát, melyet újra aktiválnod kell. Ezt egy sms-el meg is oldhatod, erről a Google tájékoztatni fog. Ezek után természetesen ezeket a leveleket már nem fogja SPAM-ként azonosítani. A Gmail smtp szerverét akkor ajánljuk ha egyébként rendelkezel Gmail fiókkal amiről folyamatosan (!) küldesz leveleket és használod is heti vagy napi rendszerességgel. A Gmail ugyanis nagyon érzékeny az egy sablonra kihegyezett tömeges levélküldésre ezért nagyon könnyel korlátozhat téged.

 

 

Megbízási szerződés szövegének szerkesztése


Ebben a menüpontban van lehetőséged a MEGBÍZÁSI SZERZŐDÉS mintájának saját formára alakítására is. Amennyiben a Tetrisk rendszert szeretnéd használni saját megbízási szerződésednek nyomtatására, első körben az általunk megírt megbízási szerződés mintát ki kell cserélned. Ennek menete a következő:

1. Kattints a LEVÉL ÍRÁS fülre
2. Válasszd ki a sablonok közül a MEGBÍZÁSI SZERZŐDÉS sablont
3. Írd át és mentsd el a sablon mentése gombra kattintva

Ettől kezdve a saját sablonod tudod használni.

Vannak átírható és fix sablonok ezért például a felmondási sablont nem tudod szerkeszteni (az fix).



Boríték és válaszboríték nyomtatása


Leveleid elküldéséhez nyomtathatsz borítékokat is. Ezt akár több ügyfélre egyszerre is megteheted mint a levélküldés esetében is. A boríték címzéséhez meg kell adnod az ügyfél levelezési címét az ügyfél adatlapon, különben a címet üresen fogja hagyni.

 

Miután kiválasztottad, hogy borítékot vagy válaszborítékot nyomtatnál, mind a két esetben felajánljuk, hogy válaszd ki a boríték típusát.

 

Ezek után a képernyőn megjelenik a nyomtatandó kép.

 

A nyomtatásnál igyekeztünk minél egyszerűbben kezelni a beállításokat, így ha olyan nyomtatón szeretnéd a borítékot kinyomtatni amin manuálisan be kell állítani azt is, hogy boríték formátumot kezeljen, akkor kérjük ezt a nyomtatódon kezelni szíveskedj.

 


 

 


KÖSZÖNJÜK, HOGY ÉRDEKEL
 


Minden jog fenntartva - email: info@tetrisk.hu