TETRISK
     

 

 

 

Más formátumban lévő cellák átalakítása példákkal
 
 

Előfordulhat, hogy az állománylista beolvasásánál elakadsz, mert esetleg nem olyan formátumban vannak meg az egyes adatok a saját listádban mint amit a Tetrisk megkövetelne.

 

Az alábbiakban néhány gyakran előforduló formátum-probléma megoldását mutatjuk be.

 

A Tetrisk Excel beolvasó komponense elég okos. Azonban előfordulhat, hogy a technika fejlődésével nem minden olyan függvényt tud kezelni amit használni szeretnél a beolvasásánál, ezért azt kérjük, hogy ha függvényt használsz az állománylistádban (mint ahogy ebben a leírás részben is javasolunk párat) akkor mindenképpen mentsd el az állománylistád úgynevezett CSV fájlnak. Ezt a CSV fájt alakítsd vissza XLS-nek, így eltűnnek a függvények és csak a tiszta adatok maradnak meg. Erről bővebb leírást ennek a segítség résznek a legvégén találsz.

 

Nos, nézzük is meg milyen problémákkal találkozhatunk.

 

 

A Biztosító vagy Módozat nevei nem ugyan azok a saját listáimban mint ahogy azt a  Tetrisk kéri. Ezeket mind átírni rengeteg idő lenne.

 

 

Jelöld ki azt az oszlopot melyben az összes ilyen kifejezést ki szeretnéd cserélni. Esetünkben a "C" oszlopban lévő "LAKÁS" szöveget szeretnénk kicserélni "Lakásbiztosítás"-ra, mert a Tetrisk így ismeri. A kijelölést úgy tudod megtenni, hogy ráállsz egereddel a "C" oszlop fejlécére (magára a C betűre), majd megnyomod a bal egérgombot. Erre kijelöli az Excel az egész oszlopot.

 

Ezután a "Szerkesztés" menüpontban találsz egy "Csere" hivatkozást, kattints rá.

 

Ahhoz, hogy az összes LAKÁS szó ki legyen cserélve Lakásbiztosítás-ra, a "Mit keres"-hez írd be: LAKÁS, a "Mire cseréli"-hez: Lakásbiztosítás. Ezután nyomd meg "Az összes cseréje" gombot és az excel elvégzi a cserét a teljes "C" oszlopon. Figyelj rá, hogy ki legyen jelölve az oszlop amin a cserét végre szeretnéd hajtani, mert ha nincs kijelölve, akkor az egész állománylistádban végzi el a cserét amit nem szeretnél.

 

Ezzel a módszerrel bármit ki tudsz cserélni bármire, így alkalmazható más oszlopokon is!

 

 

Az évforduló dátuma a saját nyilvántartásomban nem úgy szerepel, hogy "május 1." hanem úgy, hogy 20200501 (egybe van írva).

 

 

Az excel-ben ezt úgy tudod megoldani, hogy úgynevezett függvényt használsz az átírására. Mivel a nyilvántartásodban ez nem dátum formátum, hanem egy 8 jegyű szöveg vagy általános forma, át kell alakítani dátum formátumra. Ezek után tudod dátumként kezelni.

 

A legegyszerűbb ha azt csinálod, hogy létrehozol egy új oszlopot az eredeti mellett amibe majd átkonvertálod a helyes formátumot. Ezt úgy tudod megtenni, hogy kijelölöd az "ÉVFORDULÓ" oszlopát a fejlécre kattintva és a "Beszúrás" menüpontban lévő "Oszlopok" szóra kattintva megjelenik egy üres oszlop amibe dolgozhatsz.

 

Célszerű kicserélni az oszlop fejlécének nevét, azaz az új "üres" oszlop fejlécébe írd bele, hogy ÉVFORDULÓ, a másikból meg ráállva és egy DEL gombot nyomva töröld ki.

 

Ezután meg is írhatod a függvényt ami mondjuk a jelenlegi F oszlopban lévő 20200101 adatból 2020.01.01-et csinál. A függvény a következő:

 

Be kell írni (példánkba akkor az E oszlop 2-es sorába), hogy =DÁTUM(BAL(F2;4);KÖZÉP(F2;5;2);JOBB(F2;2))

Ez átalakítja az évfordulót dátum formára. Ha megfogod a cella (példánkban az E oszlop 2-es sorában lévő cella) jobb alsó sarkát és lefelé húzod, akkor az összes évfordulót a képlet alapján átalakíthaod.

 

Ezek után kijelölöd az összes cellát amit sikerült átformáznod a képlettel, megnyomod az egér jobb gombját amire feljön egy menü. Itt megkeresd a "cellaformázás" szöveget és kattints rá.

 

Válaszd ki a "Dátum" formát és azon belül a "típust" állítsd "hónap nap." formátumra (példánkban március 14.)

 

Készen is vagy.

 

 

Az ügyfél születési dátuma a saját nyilvántartásomban nem úgy szerepel, hogy "1965.10.01" hanem úgy, hogy 19651001 (egybe van írva).

 

 

A megoldás hasonló mint az előző esetben, nézzük meg erre is, hogyan tudod alkalmazni a DÁTUM függvényt.

 

A legegyszerűbb ha azt csinálod, hogy létrehozol egy új oszlopot az eredeti mellett amibe majd átkonvertálod a helyes formátumot. Ezt úgy tudod megtenni, hogy kijelölöd az "ÜGYFÉL SZÜL. DÁTUM" oszlopát a fejlécre kattintva és a "Beszúrás" menüpontban lévő "Oszlopok" szóra kattintva megjelenik egy üres oszlop amibe dolgozhatsz.

 

Célszerű kicserélni az oszlop fejlécének nevét, azaz az új "üres" oszlop fejlécébe írd bele, hogy ÜGYFÉL SZÜL. DÁTUM, a másikból meg ráállva és egy DEL gombot nyomva töröld ki.

 

Ezután meg is írhatod a függvényt ami a jelenlegi P oszlopban lévő mondjuk 19570302 adatból 1957.03.02-őt csinál. A függvény a következő:

 

Be kell írni (példánkba az O oszlop 2-es sorába), hogy =DÁTUM(BAL(P2;4);KÖZÉP(P2;5;2);JOBB(P2;2))

Ez átalakítja a születési dátumot dátum formára. Ha megfogod a cella (példánkban az O oszlop 2-es sorában lévő cella) jobb alsó sarkát és lefelé húzod, akkor az összes születési dátumot a képlet alapján átalakíthatod.

 

Ezt az eljárást alkalmazhatod akkor is ha esetleg nem a születési dátumot, hanem mondjuk a szerződés kezdetét vagy végét szeretnéd átalakítani nem dátum formátumból dátum formátumba.

 

 

A szerződés kezdete a saját nyilvántartásomban nem úgy szerepel, hogy "2010.01.01" hanem úgy, hogy az év, hónap és nap is külön-külön cellában van.

 

 

Ezt úgy tudod megoldani, hogy létrehozol egy oszlopot amibe majd a teljes dátumot fogod tárolni. Példánkban az "R" oszlopban van az ÉV, az "S" oszlopban a HÓNAP és a "T" oszlopba a NAP. Ezt kellene betenni a "Q" oszlopba mint egybefüggő dátum.

 

Erre az alábbi függvényt tudod alkalmazni: =DÁTUM(R2;S2;T2)

Ez átalakítja a 3 külön cellában lévő számokat dátum formára. Ha megfogod a cella (példánkban az Q oszlop 2-es sorában lévő cella) jobb alsó sarkát és lefelé húzod, akkor az összes R,S,T-ben lévő számot az új oszlopunkban dátummá alakítod a képlet alapján.

 

 

Az ügyfél címe a saját nyilvántartásomban nem úgy szerepel, hogy külön az irányítószám, külön a település és külön az utca, stb... , hanem egyben van egy cellában az egész.

 

 

Kezd azzal, hogy a "V" oszlopba beteszed az irányítószámot. Ezt a legegyszerűbb megcsinálni, a képlet nem más mint: =BAL(Y2;SZÖVEG.KERES(" ";Y2)-1)

 

Látható, hogy a képlet alapján az "Y" oszlop 2-es sorában lévő adatból kivetted azt az értéket ami bal oldalról az első space (üres hely) előtt volt. Erről szól a képlet lefordítva.

Ha megfogod a cella (példánkban az C oszlop 2-es sorában lévő cella) jobb alsó sarkát és lefelé húzod, akkor az összes irányítószámot a képlet alapján kinyerheted.

 

A másik legegyszerűbb megoldás a végéről kinyerni az utcát és házszámot.

 

Itt a képlet nem más mint: =KÖZÉP(Y2;SZÖVEG.KERES(",";Y2)+2;30)

 

Látható, hogy a képlet alapján az "Y" oszlop 2-es sorában lévő adatból kivetted azt az értéket ami a "," után volt. A 30-as szám a végén azt jelenti, hogy maximum 30 karaktert ad vissza, de valószínű 30 karakterbe bele fog férni az utca házszám. Ha úgy ítéled meg, hogy nem, akkor ezt veheted magasabbra is, akár 40-re.

 

Ha megfogod a cella (példánkban az X oszlop 2-es sorában lévő cella) jobb alsó sarkát és lefelé húzod, akkor az összes utca és házszámot a képlet alapján kinyerheted.

 

És akkor a végén nézzük a várost! Ez egy kicsit bonyolultabb, de nem annyira vészes. A lényege, hogy először létre kell hozni egy képlettel azt amiből egyszerűen kinyerjük a várost. Ehhez hozz létre egy üres oszlopot, amit mondjuk TEMP oszlopnak nevezel el.

 

Ebbe a TEMP oszlopba az alábbi képlettel beteszed az irányítószámot és a várost, aztán ebből nyerjük majd ki csak a várost. Először tehát írd be az alábbi képletet a Temp oszlop első cellájába:

=BAL(Y2;SZÖVEG.KERES(",";Y2)-1)

 

Ebből már egyszerűen ki tudjuk majd szedni a várost.

Ehhez az kell, hogy a példánkban "W" oszlopban lévő város helyre beírd az alábbi képletet: =JOBB(Z2;HOSSZ(Z2)-5)

 

Ilyenkor megkapod a VÁROS nevét külön cellába. Ha megfogod a cella (példánkban a W oszlop 2-es sorában lévő cella) jobb alsó sarkát és lefelé húzod, akkor az összes várost a képlet alapján kinyerheted.

 

 

Cellában lévő tartalom azonosítása és kicserélése más tartalomra.

 

 

Akkor érdemes ezt használnod, ha például jutalékbeolvasás esetében másként van elnevezve vagy kóddal azonosítva egy elem. Mondjuk a Tetrisk által elnevezett beolvasandó adatmező neve: "fenntartási alap" de neked a listában ezt a biztosító vagy alkusz cég nem így nevezte el, hanem mondjuk: "követő jutalék". A keres-csere opciót is használhatod, de lehet nem szeretnéd mindig ezt eljátszani, egyszerűen csak egy képlettel megoldani.

 

Erre a képlet a következő (sajnos csak 9 különböző esetet tudunk vele kezelni):

 

=HA(C8=100;"Kötési alap";HA(C8=200;"Kötési alap";HA(C8=300;"Kötési alap";HA(C8=400;"Kötési alap";HA(C8=500;"Kötési alap";HA(C8=600;"Kötési alap";HA(C8=700;"Kötési alap";HA(C8=800;"Kötési alap";"Fenntartási alap"))))))))

 

A képletben a C8=100;"Kötési alap" azt jelenti, hogy a C oszlop 8-as sorában (C8-as cella) ha az érték egyenlő 100-al, akkor azt megfeleltetjük a Kötési alap szóval. Ez így megy tovább minden értékre, a végén pedig ha egyiknek sem feleltethető meg, akkor pedig kiírjuk, hogy Fenntartási alap.

 

 

Függvények esetén mindenféleképpen mentsd el állományod CSV fájlnak és konvertáld vissza XLS-nek mielőtt beolvastatod.

 

 

Az állománylista ha tartalmaz hivatkozásokat vagy függvényeket, akkor a lehető legjobb megoldás ha ezt letisztázod és csak adatokat fog tartalmazni. Ehhez egy elég egyszerű megoldás van, el kell menteni CSV formába. Az Excel "Fájl" menüpontjában van egy "Mentés másként..." menüpont. Kattints erre.

 

Erre fel fog jönni egy lehetőség és itt a "Fájltípus"-nál ki kell választanod a CSV (pontosvesszővel tagolt) formátumot.

 

Mentsd el így az állománylistád. Kapsz majd egy felszólítást, de itt kattints az IGEN-re.

 

A Tetrisk nem tud CSV fájlt beolvasni csak XLS vagy XLSX formátumot. Ezért be kell töltened az elmentett CSV fájlt egy Excel-be és utána hasonlóképpen mint ahogy CSV-nek elmentetted a "Mentés másként..." opcióval, újra ments el XLS-nek (Microsoft Excel 97-2002 és 5.0/95 munkafüzet)

 

Így már be is olvashatod anélkül, hogy bármilyen probléma adódna az esetlegesen nem vagy rosszul felismert képletek miatt.

 

 


 

 


KÖSZÖNJÜK, HOGY ÉRDEKEL
 


Minden jog fenntartva - email: info@tetrisk.hu